Wie wird eine Psychische Gefährdungsbeurteilung eigentlich richtig durchgeführt?

Diese Frage stellen sich täglich hunderte Entscheider und Personaler in Deutschland – und das nicht ohne Grund: Seit 2014 ist durch das Arbeitsschutzgesetz ausnahmslos für alle Arbeitgeber klar geregelt, dass eine Überprüfung für Unternehmen ab zehn Arbeitnehmer/innen stattfinden muss.

Doch die Vorgaben zur Durchführung der Psychischen Gefährdungsbeurteilung (PsyGBu) nach §5 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) stellen viele vor Herausforderungen. Hinsichtlich der Form der Durchführung, der Verarbeitung der Ergebnisse und der Dokumentation sind die Regelungen sehr unkonkret und meist schwer nachvollziehbar.

Dabei möchte man bei einem solchen Thema doch eigentlich nichts falsch machen? Nicht nur, dass sich die Arbeitgeber plötzlich mit ernsthaften Krankheiten wie Burn-out, Depressionen oder Angstzuständen der Mitarbeitenden konfrontiert sehen, bei Missachtung der geltenden Gesetze drohen Unternehmen zudem Geldstrafen, die empfindliche Ausmaße annehmen können.

Dieser Beitrag soll Ihnen helfen

  • Unsicherheiten hinsichtlich der geltenden Regelungen auszuräumen,
  • interne Aufwände bei der Durchführung abschätzbar zu machen und
  • die für Ihr Unternehmen richtige Form der Durchführung zu wählen.

Zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung sind sieben Schritte notwendig:

  1. Festlegen von Tätigkeiten/Bereichen
  2.  Ermittlung der psychischen Belastung durch die Arbeit
  3. Beurteilung der psychischen Belastung durch die Arbeit
  4. Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen
  5. Wirksamkeitskontrolle
  6. Aktualisierung/Fortschreibung
  7. Dokumentation

Was im Einzelnen beachtet und getan werden muss, zeigt die nachfolgende Schritt-für-Schritt Anleitung.

1. Festlegung von Tätigkeiten/Bereichen

Die Analyse zur psychischen Gefährdungsbeurteilung sieht vor, Mitarbeitende mit gleichartigen Arbeitsbedingungen zu (Tätigkeits-)Gruppen zusammen zu fassen. Hierdurch soll erreicht werden, dass Ergebnisse im Nachgang den Tätigkeitsgruppen direkt zugeordnet werden können, um im ersten Schritt die psychische Belastung für die Gruppen messen und im Nachgang Maßnahmen zielgerichtet ableiten zu können.

Zu beachten ist hierbei, dass eine reine Unterteilung nach Organisationsbereichen zwar möglich, aber abhängig von der Organisationsgröße nicht immer zielführend ist. Dies liegt insbesondere daran, dass auch innerhalb einer Abteilung/eines Bereichs unterschiedliche Belastungssituationen auftreten können. Demnach muss zusätzlich eine Unterscheidung nach der Art der Tätigkeit vorgenommen werden, um die unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche zielführend analysieren zu können.

Mögliche Einheiten könnten demnach bspw. wie folgt gebildet werden:

  • Arbeits- oder Organisationsbereich
    • Verwaltung
    • Produktion
    • Vertrieb
  • Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Berufsgruppen
    • Führungsverantwortung
    • Außendienst
    • Innendienst
    • Kundenkontakt

Die gebildeten Einheiten stellen das Grundgerüst für den Erfolg der psychischen Gefährdungsbeurteilung dar. Verschaffe dir bei der Festlegung zunächst einen genauen Überblick der Tätigkeiten und Arbeitsbereiche. Neben der reinen Betrachtung der Organisationsstruktur können auch Stellen- und Tätigkeitsbeschreibungen hilfreich sein.

2. Ermittlung der psychischen Belastung durch die Arbeit

Die Erfassung der psychischen Belastung umfasst sämtliche Faktoren, welche sowohl einen positiven wie auch negativen Einfluss auf diese nehmen. Dabei haben sich fünf Merkmalsbereichen herausgestellt, die grundsätzlich in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen sind. Sie sind branchenunabhängig und tätigkeitsübergreifend gültig. Sie bilden das Grundgerüst der Analyse. Diese Merkmalsbereiche sind:

  • Arbeitsinhalte
  • Arbeitsorganisation
  • Soziale Beziehungen
  • Arbeitsumgebung
  • Neue Arbeitsformen

Ihnen werden anschließend die Belastungsfaktoren zugeordnet. Welche Faktoren einzubeziehen sind, hängt von den konkreten Tätigkeitsanforderungen der Arbeitsstellen ab.

Verwendung bereits vorhandener Informationen

Um die Belastungsfaktoren möglichst passgenau abzuleiten, können zunächst bereits vorhandene Informationen interner Quellen wie bspw. Krankenstand, Mitarbeiterfluktuation sowie Ergebnisse früherer Mitarbeiterbefragungen oder Gefährdungsbeurteilungen herangezogen werden.

Sollten die vorhanden Daten nicht ausreichen oder veraltet sein, ist eine Neuerhebung der Informationen notwendig. Hierzu bieten sich drei Vorgehensweisen an:

  • Mitarbeiterbefragung
  • Arbeitssituationsanalyse
  • Beobachtung und Beobachtungsinterviews

Was im Einzelnen beachtet und getan werden muss, zeigt die nachfolgende Schritt-für-Schritt Anleitung.

Erhebung anhand einer Mitarbeiterbefragung

Die verbreitetste und ressourcenschonendste Variante ist die Befragung der Mitarbeitenden anhand eines Fragebogens. Je nach Struktur der Organisation kann diese sowohl online als auch schriftlich oder anhand einer Mischform beider Varianten durchgeführt werden. Besonders positiv ist hierbei die Tatsache zu bewerten, dass alle Mitarbeitenden sich an der Gefährdungsbeurteilung direkt beteiligen können. Zudem sind die Ergebnisse schnell auswertbar und Gefährdungspotenziale zeitnah mit Abschluss der Befragung identifiziert.

Neben bereits vorhandenen standardisierten Fragebögen kann eine Psychische Gefährdungsbeurteilung auch in sonstige Befragungen, wie bspw. einer Zufriedenheitsbefragung, integriert werden. Viele potenzielle Gefährdungen, denken wir an Entscheidungsfreiheit oder soziale Kontakte mit Kolleginnen und Kollegen, stehen nämlich häufig im direkten Zusammenhang mit der Arbeitszufriedenheit.

Die im Vorfeld ermittelten Belastungsfaktoren können um typische Zufriedenheitsaspekte ergänzt werden. Damit beschränkt sich die Befragung nicht mehr ausschließlich auf die Gefährdungsbeurteilung, sondern liefert gleichzeitig wichtige Informationen hinsichtlich der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden.

Ein Vorteil dieser Variante gegenüber standardisierten Fragebögen ist die Passgenauigkeit der Inhalte auf die individuellen Arbeitsbedingungen im Unternehmen. Dem gegenüber stehen die Vorteile von externen Vergleichsmöglichkeiten der standardisierten Methoden wie bspw. des COPSOQ.

Egal für welche der beiden Varianten sich dein Unternehmen entscheidet: Sollten Gefahrenpotenziale identifiziert werden, müssen diese quantitativen Ergebnisse zum Beispiel anhand von Workshops konkretisiert werden.

Als zeitlicher Rahmen, von der Planung der Befragung bis zur Auswertung und Aufbereitung der Ergebnisse, kann von einer Gesamtdauer von etwa zwei Monaten ausgegangen werden.

Arbeitssituationsanalyse

Diese qualitative Methode eignet sich besonders gut für Unternehmen mit bis zu 150 Mitarbeitenden. Dabei werden in moderierten Gruppenworkshops mit bis zu zehn Personen negative und positive Belastungen ermittelt. Ziel ist es anschließend konkrete Maßnahmen zur Verbesserung zu erarbeiten und zu priorisieren.

Die Ergebnisse der Workshops werden im Nachgang zusammengefasst und in Ergebnisberichten dokumentiert.

Nachdem die Workshops durchgeführt und somit die Grundlage zur Umsetzung der Maßnahmen geschaffen wurden, geht es an die Umsetzung dieser Maßnahmen. Dabei sollten klare Verantwortlichkeiten übertragen und feste Termine gesetzt werden. Wichtig ist, sich nicht auf sämtliche Themen zu stürzen. Eine Umsetzung von maximal sechs Maßnahmen innerhalb von zwei Jahren hat sich als realistisches, umsetzbares Ziel herausgestellt.

Beobachtung und Beobachtungsinterviews

Diese Methode ist die vermutlich zeitintensivste der hier vorgestellten. Entsprechend geschulte Personen (dies können Führungskräfte, Betriebsräte oder externe Experten sein) beobachten Arbeitsabläufe innerhalb der jeweiligen Tätigkeitsfelder. Auffälligkeiten innerhalb der Prozesse werden direkt dokumentiert und können anhand von Interviews mit den Betroffenen im Nachgang zusätzlich ergänzt werden.

Je nachdem, ob die Kombination aus Beobachtungen und Interviews zu noch keinen eindeutigen Ergebnissen geführt hat, kann es auch hier empfehlenswert sein, zusätzlich Workshops zur Vertiefung der erhobenen Informationen durchzuführen.

Fazit zur Ermittlung der psychischen Belastung am Arbeitsplatz

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass die Erhebung anhand einer Mitarbeiterbefragung für sämtliche Unternehmensgrößen geeignet ist und die zeit- und ressourcenschonendsten Variante darstellt.

Die Arbeitssituationsanalyse sowie die Beobachtung und Beobachtungsinterviews eigenen sich vor allem für kleinere Organisationen. Zudem können diese qualitativen Methoden für einzelne Organisationseinheiten sinnvoll sein, wenn keine Vollerhebung im Unternehmen gewünscht ist oder benötigt wird.

Bei sämtlichen Verfahren zur Ermittlung muss darauf geachtet werden, dass die Anonymität der Teilnehmenden stets gewahrt wird. Für eine realistische Beurteilung der Belastungsfaktoren sind ehrliche Antworten der Teilnehmenden unerlässlich. Sollten hier Zweifel oder gar Ängste bestehen, dass die Aussagen der Beschäftigten hinsichtlich Ihrer persönlichen Belastungssituation beispielweise von der Führungskraft zurückverfolgt werden können, sind eine geringe Beteiligung, im schlimmsten Falle sogar Falschaussagen zu befürchten. Es lohnt sich also in jedem Fall externe Experten mit einzubeziehen, da sich die Mitarbeitenden diesen gegenüber eher offen äußern als bspw. Vertretern der eigenen Personalabteilung.

Im Übrigen besitzt der Betriebs- bzw. Personalrat bei der Organisation und der Durchführung ein Mitbestimmungsrecht. Dieser sollte also direkt von Anfang an in die Planungen mit einbezogen werden.

Gerne unterstützen wir dich bei der Umsetzung in deinem Unternehmen: Weitere Informationen zu unserem Angebot findest du hier.

3. Beurteilung der psychischen Belastung durch die Arbeit

Sobald die Ergebnisse ausgewertet sind, geht es darum, diese zu interpretieren. Wo gibt es Schwachstellen innerhalb der Organisation? Wo hat sich ein dringender Bedarf an Verbesserungen herausgestellt? Welche Quick Wins können umgesetzt werden?

Zur Beurteilung der Ergebnisse gibt es keine konkreten Festsetzungen, also bspw. Benchmarks, welche einen unmittelbaren Handlungsbedarf nach sich ziehen. Vielmehr gilt die Forderung, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten sicherzustellen und, bei Bedarf, mit der Umsetzung von Maßnahmen zu verbessern.

Entsprechend kann die Zielsetzung in diesem Schritt nur durch das Entscheidungsgremium des durchführenden Unternehmens vorgegeben werden. Um auch eine externe Einschätzung der Ergebnisse zu erlangen, kann die Beurteilung von zusätzlichen internen (nicht dem Projektteam angehörigen) oder externen Experten helfen.

4. Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen

Sollten im Zuge der Beurteilung der Ergebnisse psychische Belastungen festgestellt worden sein, müssen im nächsten Schritt entsprechende Maßnahmen zur Eindämmung abgeleitet und umgesetzt werden. Diese sollten zeitnah nach der abschließenden Beurteilung der Ergebnisse geplant und in den Unternehmensalltag integriert werden.

Dabei ist darauf zu achten, dass zunächst strukturelle Gefährdungen gegenüber individuellen Schutzmaßnahmen bevorzugt behandelt werden. Es bietet sich an, zunächst die vermeintlichen Quick Wins, also Maßnahmen, welche ohne größeren Aufwand (sowohl finanziell als auch strukturell und personell) umgesetzt werden können, anzugehen.

Ein grobes Cluster der zu behandelten Themen wurde bereits im Zuge der Beurteilung der psychischen Belastung erstellt. Im nächsten Schritt sollten diese priorisiert werden. Dabei ist unbedingt darauf zu achten, sich nicht zu viele Themen zur Verbesserung vorzunehmen. Es empfiehlt sich, wie bereits erwähnt, maximal sechs Handlungsfelder zu fokussieren. Bei der Priorisierung sollten Dringlichkeit, Anzahl der Betroffenen sowie die Umsetzbarkeit den Ausschlag geben.

5. Wirksamkeitskontrolle

Der Gesetzgeber verlangt, dass Arbeitgeber die umgesetzten Maßnahmen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit hin regelmäßig überprüfen. Dabei soll beurteilt werden, ob sich die Belastung auf Grundlage der Veränderungen für die Mitarbeitenden zum Positiven gewendet hat oder ob die Maßnahmen nicht den gewünschten Effekt erzielt haben.

Eine Überprüfung sollte nach etwa zwei Jahren erfolgen. Umgesetzte Maßnahmen haben nach dieser Zeit in der Regel zu einer messbaren Veränderung geführt. Zu früh durchgeführte Überprüfungen sind noch nicht aussagekräftig genug, da positive wie negative Effekte ggf. noch nicht für alle Mitarbeitenden spürbar geworden sind. Bei einer späteren Überprüfung hingegen besteht die Gefahr, dass neu entstandene Belastungen zu lange unentdeckt bleiben und sich so unerwünscht im Unternehmen etablieren.

Die Überprüfung kann anhand von Mitarbeiterbefragungen oder mit Hilfe von Interviews mit einzelnen Führungskräften oder Mitarbeitenden durchgeführt werden. Auch bietet sich in diesem Zusammenhang ein Workshop-Format an, was jedoch schnell deutlich aufwändiger werden kann als die beiden zuvor genannten Varianten.

6. Aktualisierung

Es ist darauf zu achten, dass die Gefährdungsbeurteilung auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Daher muss die Aktualität regelmäßig geprüft und bei Bedarf nachgebessert werden. Dies ist z. B. der Fall, wenn sich strukturelle Veränderungen im Unternehmen ergeben haben oder sich die Fluktuations- bzw. Krankheitstage nachhaltig in die falsche Richtung bewegen.

7. Dokumentation

Die Gefährdungsbeurteilung muss, gesetzlich geregelt, dokumentiert werden. Die Form der Dokumentation ist dabei den Unternehmen freigestellt.

Aus ihr muss hervorgehen, wann die Beurteilung stattgefunden hat und dass sie angemessen durchgeführt wurde. Zudem sind die umgesetzten Maßnahmen festzuhalten und zu überprüfen, ob die Ziele zum Schutz der Arbeitnehmer entsprechend erreicht wurden.

Fazit

Sei dir darüber bewusst, dass die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung zeitaufwendig ist. Sei dir aber auch darüber bewusst, dass dies eine Chance ist, die Arbeitsbedingungen im Unternehmen nachhaltig für alle zu verbessern. Dies hilft dir hoffentlich dabei dieses Projekt nicht als vom Staat vorgeschriebene Last anzusehen. Schließlich hängt ein Großteil des unternehmerischen Erfolgs auch von der Gesundheit sowie von der Zufriedenheit der Menschen ab, die dort arbeiten.